Un coffre-fort numérique est utile pour conserver en toute sécurité, les documents personnels médicaux ou administratifs en les mettant à l'abri des risques de perte ou de destruction. Il peut être, en outre, fort utile de pouvoir à tout instant les consulter, imprimer, transférer ou supprimer, même loin de son domicile.

Les fournisseurs offrent un panel de services annexes comme rappel d'échéances de factures, planning, conseils, lettres types, etc. Parmi les inconvénients, citons le matériel et le temps, nécessaires à la numérisation des documents, bien que beaucoup soient transmis par internet et la durée de conservation limitée pour certains cyber-coffres gratuits.