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Pourquoi la destruction de documents professionnels confidentiels ?

La protection des données confidentielles au fil des années est devenue une priorité pour les entreprises et les administrations publiques. L’aspect sensible de certains documents tels que les documents comptables, fiscaux, bancaires et sociaux les expose à de nombreux risques tels que les risques d’usurpation d’identité et d’espionnage économique (plagiat industriel…). Pour réduire ces risques l’Union Européenne a mis en place un certain nombre de mesures ayant pour objectif la protection des données.

Les règles qui s’imposent aux entreprises et administrations

Ces mesures sont entre autres : la nouvelle norme DIN 66399 qui remplace l'ancienne norme DIN 32757 qui détermine le niveau de sensibilité des données par une classification précise, la directive CE /95/46 et récemment le RGPD (règlement européen sur la protection des données qui sera en vigueur en Mai 2018).

Des règles strictes en matière de gestion des documents confidentiels, les entreprises et les administrations sont tenues de respecter ces règlements, elles ont une obligation de conservation et destruction des supports confidentiels. En effet les supports confidentiels sont soumis à un délai de conservation selon leurs typologies qui va de 1 à 10 ans. Dépassé ce délai de conservation les entreprises et les administrations s’exposent à des sanctions si ces documents ne sont pas détruits.

En France une entreprise ou une administration qui manque à ces mesures « Directive 95/46/CE », « Article .226-17 du code pénal », « Article .226-20 du code pénal », « Article .226-22 du code pénal » « la communication d’informations à des tiers non autorisés vous expose également à 5 ans d’emprisonnement et 300 000 € d’amende. La divulgation d’informations commise par imprudence ou négligence est punie de 3 ans d’emprisonnement et de 100 000 € d’amende. ».

Quelles sont les solutions de destructions des documents professionnels confidentiels ?

Pour garantir la sécurité des supports confidentiels plusieurs possibilités s’offrent aux entreprises et aux administrations entre autres :
  • La gestion en interne c'est-à-dire la conservation (local d’archives) et la destruction (des broyeurs de documents installés en interne),
  • Ou confier à une société extérieure de destruction des supports confidentiels pour s’assurer du respect des normes.
La gestion de la destruction des documents confidentiels en interne demande d’y consacrer beaucoup temps, pour simplifier la procédure de destruction il est préférable d’opter pour la 2ème solution. Faire appel à une société de destruction vous garantit une sécurité indéniable.
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